Huddle

Huddle é o termo utilizado para uma reunião curta, geralmente em um circulo fechado onde a equipe pode rapidamente trocar pontos de vista, definir ações rápidas ou criar motivação. O primeiro registro que se tem da palavra Huddle é de 1579 mas foi no football americano na virada do século 19 para o 20 que passou a ser utilizada como termo para uma pratica, um ritual que depois foi difundido entre outros esportes e tambem para o mundo corporativo. A prática do Huddle é utilizada com outros nomes mas com a mesma essência em diversos programas de gestão, tais como o TPM (Total Productive Maintenance), Métodos Ágeis, Lean, entre diversos outros inclusive mencionado como um dos 10 Hábitos de Rockefeller

O grande objetivo do Huddle, que ocorre normalmente em uma frequência diária, é diminuir problemas de comunicação, mantendo um ritmo e coesão dentro da equipe. Com o Huddle os membros terão visão sistêmica, alinhamento das ações operacionais evitando retrabalhos e desperdícios, reorganização das atividades possibilitando maior flexibilidade e agilidade ao contornar problemas. Em outras palavras quem não quer uma equipe atenta, conectada e flexível para as ações do dia a dia?

Boas praticas para o Huddle:

1. Durar de 10 a 15 minutos. Tempo suficiente para que todos possam rapidamente trazer suas questões do dia. Quando temos um tempo finito e muitas pessoas para falar, fará que a equipe priorize suas colocações. Nada como restringir recursos, no caso o tempo, para forçar uma otimização.

2. Abrir reunião com notícia/fato/comentário positivo ou que gere descontração. O mundo corporativo é competitivo e tenso na maioria das vezes, abrir o Huddle com algo descontraído é dizer, em outras palavras, que os membros estão em um espaço seguro, um convite a transparência, tolerância e compartilhamento sem medo sobre o status do dia.

3. Expor brevemente expectativas da reunião, tema foco, caso exista, ou informação relevante para o período entre um Huddle e outro. Eventualmente usa-se o Huddle como canal de comunicação sobre eventos que estão ou irão ocorrer, é uma forma de conectar a equipe ao contexto e dia a dia da organização.

4. Ter os principais indicadores atualizados em um quadro de gestão a vista com as metas estabelecidas ajuda manter significativamente o foco da equipe. Os números e gráficos de desempenho possuem a magia de nos manter próximos à realidade, e quando olhamos para eles em “tempo real”, faz com que a equipe consiga identificar rapidamente os comportamentos do processo desejáveis ou indesejáveis.

5. Fazer reunião em pé, se possível de frente ao quadro de gestão à vista. Prática relevante para passar uma mensagem do corpo para a mente quanto a necessidade de ser breve e objetivo nas falas de cada membro da equipe. Você já viu alguém dormindo em pé? Pois então, esta posição nos mantem mais alertas do que qualquer outra. Manter-se 15 minutos em pé é tranquilo mas 20 a 30 minutos o corpo começa a reclamar, essa é a ideia, deixe a situação corporal forçar a equipe a ser breve e objetiva

6. Realizar uma rodada onde cada participante expõe ao grupo, de forma breve: o que esta fazendo, eventuais dificuldades e próximos passos. Essa prática permite alinhar as ações entre todos e facilmente definir a melhor “jogada do dia”, aumentando a sinergia entre os membros da equipe. Se realizássemos Huddle dentro de casa seria ótimo! Imagine que é seu dia de buscar as crianças na escola mas você esta com uma dificuldade, essa seria a hora de pedir um help a seu companheiro(a).

7. Direcionar para reunião específica qualquer tópico que exija um tempo maior para discussão. No Huddle o objetivo é alinhar a equipe nas atividades do dia, identificar bloqueadores  e rapidamente contornar os problemas. O foco é no “como” e não no “porque”, reuniões eficientes de Huddle não se preocupam em porque uma ação esta amarela ou vermelha, mas como move-la para o status verde.

8. Manter disciplina das reuniões, prática vital para a credibilidade do Huddle. Não importa o que aconteça o Huddle sempre ocorrerá. A constância é um dos fatores que constrói a credibilidade, uma das pedras fundamentais para conexão entre os participantes da equipe e a sua liderança. No mundo corporativo um evento regular, constante, que começa na hora e termina na hora, demonstra profissionalismo, comprometimento e seriedade. Quem não quer fazer parte de um grupo profissional, previsível e sério. Correto?

9. Alternar o facilitador da reunião. Essa pratica é quando a equipe esta madura. Isso mostra senso de compromisso de todos para com o Huddle, mensagem clara de que a peteca não deve cair. Quando a facilitação do Huddle é alternada, todos experimentam a experiência do facilitador e sentem as dificuldades da tarefa, quando o facilitador voltar ao papel de participante terá uma postura mais eficiente

Para aumentar sinergia e coesão dentro de um ambiente de trabalho comece realizando  o Huddle. Você verá como a equipe irá acelerar sua performance, trabalhará mais focada, diminuirá o stress e se surpreenda com a transformação resultante.